東京都足立区に本社を置く株式会社WITは、大学や専門学校などの教育機関に向け、AIの活用等により省力化機能を強化した「特許管理システム」と「留学生管理システム」の新サービスを2026年11月より提供可能としました。担当者の記憶や個別管理に頼りがちな各種の期限管理をアラート通知や処理履歴のログ化によって仕組み化し、対応漏れや属人化の解消を支援します。あわせて同社では、学校業務の無料相談を11月4日より先着5校限定で受け付けています。

教育現場における期限管理の課題

大学の知財部門においては、出願から審査対応、年金納付、権利維持に至る長期の期限管理が求められます。また国際交流部門でも、在留資格申請の進捗に加えてビザや住居、連絡先といった留学生情報の管理が必要です。

しかし現場では、担当者の記憶や紙、個別管理に依存する傾向があり、人事異動や業務の引き継ぎ時に進捗状況が把握しにくくなる課題が生じています。管理期限を過ぎた場合には、特許権利の喪失や留学生の在留資格への影響といった事態につながるおそれがあります。

2つの管理システムの機能と特長

株式会社WITが提供する2つのシステムは、アラートや履歴管理による業務の可視化を目的としています。

「特許管理システム」は、出願から権利維持までのワークフローを一元管理する仕組みです。補償金管理や報告書の自動生成に対応するほか、年金納付や審査対応などの期限アラート、統計資料の自動集計機能を備えています。

「留学生管理システム」は、在留関連申請の進捗状況と、ビザ・住居・連絡先などの情報を一括して管理します。対応漏れを防ぐTODOアラート機能や、誰がいつ対応したかを記録する処理履歴の全件ログ化機能を搭載しています。

導入による業務負担の軽減とデータ運用

これらのシステムを導入することで、知財管理では維持期限の情報を部門内で共有できるようになり、留学生管理ではTODOアラートを通じて次に行うべき手続きを把握しやすくなります。処理履歴がログとして蓄積されるため、異動や引き継ぎの際にも業務を継続できる環境を整えます。

また、報告書や統計資料の作成を自動化することで、少人数で業務を進める部門の作業負担を軽減します。システムのデータ保管先については、各学校の運用方針に応じて学内サーバーまたは国内クラウドから選択可能です。

先着5校限定の無料相談を受付

新サービスの提供開始にあわせ、自校の業務を「システム化できる業務」と「AIを活用できる業務」に整理する学校業務の無料相談が、11月4日より先着5校限定で実施されています。

現在の管理方法の整理から進捗共有の仕組みづくりまでを提案する内容となっており、初回30分が無料で提供されます。申し込みは専用フォームまたはメールにて受け付けており、電話での受付は行っていません。

株式会社WIT 概要

• 社名：株式会社WIT
• 所在地：〒120-0005 東京都足立区綾瀬2-43-5-404 綾瀬ダイカンプラザ
• 代表者：代表取締役　藤田 真一
• 事業内容：教育機関向け受託システム開発・AI・DXリスキリング研修
• HP：https://www.witinc.co.jp

本記事は株式会社WITの発表をもとに作成されています。

Dellows News編集部

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