株式会社Fleekdriveは、製造業・建設業・金融業に勤務する正社員計315名を対象に実施した、ファイル管理における業務負担に関する実態調査の横断分析結果を公表した。3業種ともに業務ファイルの保管や共有で最も使われている手段は「社内のファイルサーバー」となり、非効率と感じる項目の上位が共通する傾向が明らかになった。

業務ファイルの取り扱いに関して非効率だと感じていることについて尋ねたところ、第1位は3業種すべてで「過去のファイルや資料を探すのに時間がかかる」（製造業54.6%、建設業48.6%、金融業46.1%）となった。第2位も同様に「業務ファイルの最新版や改訂履歴がわかりにくい」（製造業50.0%、建設業40.0%、金融業38.2%）が続き、上位2項目が業種を問わず一致した。「特に非効率は感じていない」と回答した割合は4.6〜12.4%にとどまっている。

また、業務ファイルの保管・共有・受け渡しに使用している場所や手段については、3業種とも「社内のファイルサーバー」（製造業60.2%、建設業61.9%、金融業67.6%）が最も多く、「メール添付による送付」（製造業49.1%、建設業55.2%、金融業48.0%）が次ぐ結果となった。回答者1人あたりの平均選択数は約3つとなっており、複数の手段が併用されている実態が示されている。

保存後の進捗確認や連絡を別手段で行う実態

業務ファイルを保存・更新した後に発生する作業のうち、ファイルを保存した場所だけでは完結せず別の手段を併用しているものとしては、3業種共通で「確認・承認の進み具合の把握や再連絡」（製造業38.9%、建設業36.2%、金融業37.3%）が最多となった。

業務ファイルの検索・共有や保存・更新後の連絡などに費やす時間については、「週1時間以上」と答えた割合が製造業で43.6%、建設業で49.5%、金融業で47.1%となり、いずれも4割を超えた。さらに、配布・共有したファイルを社内外の関係者が最新版で確認したか把握できているかという設問では、「あまりそう思わない」「全くそう思わない」の合計が3業種とも3割を超えている（製造業40.8%、建設業33.3%、金融業35.3%）。

管理上の課題が招く実害は業種ごとに異なる結果に

直近1年間に業務ファイルの取り扱いに関して経験したことについては、業種ごとに異なる影響が生じている。

• 製造業：「必要なファイルが見つからず、業務が滞った」（43.5%）、「確認・承認が滞り、生産や業務の予定が遅れた」（38.9%）、「改訂前の図面・手順書で作業が進み、手戻りが発生した」（18.5%）
• 建設業：「確認・承認が滞り、工程に遅れが生じた」（31.4%）、「変更が伝わらず、再確認や施工内容の食い違いが発生」（30.5%）、「改訂前の図面・書類で作業が進み、手戻りが発生した」（20.0%）
• 金融業：「稟議・決裁が滞り、顧客への回答が遅れた」（28.4%）、「必要な資料が見つからず、顧客対応が滞った」（26.5%）、「改訂前の規程・帳票で対応が進み、やり直しが発生」（23.5%）

改訂前の資料で作業が進み手戻りややり直しが発生した割合は、3業種ともに18.5〜23.5%となった。

業務ファイルを扱う製品やサービスを選ぶ際の条件（上位3つまで回答可）では、「最新版と改訂履歴がすぐにわかること」（製造業46.3%、建設業47.6%、金融業39.2%）、「過去のファイルを素早く探し出せること」（製造業44.4%、建設業43.8%、金融業42.2%）、「セキュリティ・情報漏えい対策」（製造業37.0%、建設業37.1%、金融業35.3%）の上位3項目が3業種共通で選ばれた。

一方で「導入・運用にかかる費用」は、建設業で24.8%（4位）となったものの、製造業で10.2%（7位）、金融業で15.7%（5位）となり、機能面やセキュリティ面を重視する傾向がみられた。

調査概要と会社概要

• 調査名称：製造業・建設業・金融業のファイル管理における「隠れた業務負担」横断比較調査
• 調査方法：IDEATECHが提供するリサーチマーケティング「リサピー®︎」の企画によるインターネット調査
• 調査対象：各業種とも、従業員数100名以上の企業に勤務する正社員で、直近1ヶ月以内に、社内外の複数人が扱う業務ファイルについて、作成・保存・更新・送付・配布・共有設定・承認依頼・承認・整理のいずれかを自ら行った方（金融業は保険業を除く）
• 有効回答：計315名（製造業108名／建設業105名／金融業102名）
• 調査期間：製造業 2026年8月14日〜同年8月18日／建設業 2026年8月21日〜同年8月25日／金融業 2026年8月24日〜同年8月25日

株式会社Fleekdriveについて

• 所在地：〒108-0022 東京都港区海岸3-9-15 LOOP-X 6F
• 代表者：代表取締役会長　秋山 博紀、取締役社長 CEO　萱沼 利彦
• 設立：2019年5月7日
• 事業内容：クラウドサービスの開発・販売・サポート
• ホームページ：https://www.fleekdrive.co.jp/

本記事はFleekdriveの発表をもとに作成しています。 詳細URL：https://www.fleekdrive.com/