エイトレッドのX-point Cloudを亜細亜大学が導入
株式会社エイトレッドは、同社が提供するワークフローシステム「X-point Cloud」を利用している亜細亜大学の導入事例を公開しました。
亜細亜大学は2022年、「稟議書の電子化」を業務改善の最重要テーマに据え、X-point Cloudを選定・導入しました。紙の様式をそのまま画面上に再現できる特徴を生かし、教職員が違和感なく移行できる環境を整備したとしています。
導入の背景と抱えていた課題
東京都武蔵野市に本部を置く亜細亜大学では、従来より稟議書を紙と押印で運用しており、回覧や確認に多大な手間がかかるなどの非効率が生じていました。
電子化を進めるにあたっては、書式を大きく変えることで現場の混乱や反発を招く懸念があったほか、出張申請・報告書など複数の書類が関連しあう業務の管理が煩雑になりやすいといった課題を抱えていました。
紙の様式再現を決め手に段階的な利用拡大を推進
同大学が導入時にこだわった点は、従来の紙書類の様式をそのまま踏襲することでした。X-point Cloudは紙の帳票イメージを画面上に再現できるため、現場の混乱や反発を招かずに移行を進められたとしています。
運用面では、全部署へ一斉利用を強制する手法をとらず、教職員が日常的に扱う業務から優先して電子化を進めました。各部署が利便性を実感しながら自発的に活用範囲を広げるアプローチにより、稟議書を起点に出張申請・報告書や押印申請へと適用業務を拡大しています。
導入によって表れた業務効果
システムの導入により、現在までに次のような業務効果が表れているとしています。
- 稟議担当者にとって大幅な業務省力化を実現
- 決裁者・申請者にとっても、確かな負担軽減効果をもたらしている
- 紙の様式をそのまま用いたことで、現場が違和感なく電子化を受け入れられた
- 出張報告書の提出有無が一覧で把握できるようになり、管理の手間を削減
- 財務課など他部署からも活用の相談が寄せられるなど、利用の輪が自然に広がっている
組織概要
亜細亜大学の概要は以下の通りです。
- 名称：亜細亜大学
- 本社所在地：東京都武蔵野市境5-8
- 設立：1941年11月
- 従業員数：専任教職員 約330名
- 事業内容：教育、研究
- URL：https://www.asia-u.ac.jp/
株式会社エイトレッドの概要は以下の通りです。
- 名称：株式会社エイトレッド（東証スタンダード：3969）
- 所在地：東京都渋谷区渋谷2-15-1 渋谷クロスタワー
- 代表者：代表取締役社長 岡本 康広
- 設立：2007年4月
- 事業内容：ワークフローシステムの開発・販売およびクラウドサービス・サポートサービスの提供
- URL：https://www.atled.jp/
本記事は株式会社エイトレッドの発表をもとに作成されています。
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