株式会社Rebaseが運営するレンタルスペースのマッチングプラットフォーム「instabase（インスタベース）」は、オフィスおよび会議室の利用実態に関するアンケート調査の結果を公表しました。業務で会議室を利用する人のうち半数が直近3か月で「使いたかったのに取れなかった」経験を持ち、そのうち31%が話すつもりだった内容を話さずに済ませていたことが明らかになりました。場所の確保が困難なことにより、打ち合わせの内容や結論に影響が出ている実態が浮き彫りとなっています。

会議室不足で3割が内容を省略　込み入った議論や機密情報が対象に

会議室が取れなかった経験を持つ158人を対象に、話す予定だった内容を話さずに済ませた経験を尋ねたところ、31%が「ある」と回答しました。

話さなかった内容の内訳は「結論が出るまで時間のかかる、込み入った議論」が45%で最多となりました。次いで「チームメンバーの評価や人事に関わる内容」と「取引先や顧客の名前が出る話」が各29%、「個人の機密情報に関わる相談」が20%、「未公開の事業・製品・サービスに関すること」が14%と続きます。これら機密性のある話題のいずれかを挙げた人は63%に達しました。自由記述では、周囲に人がいる環境のため発言できず、聞くだけの参加になったという意見も寄せられています。

削られた打ち合わせの約7割で結論持ち越しや判断材料不足が発生

内容を削った打ち合わせの結果について、もともと何かを決める場ではなかった人を除いて尋ねたところ、3分の2を超える人が結論に影響が出たと回答しました。

具体的には「決めるべきことが決まらず、日を改めた」が45%、「決めたが、判断の材料が足りないまま決めた」が24%となり、合わせて69%が結論を持ち越すか判断材料が足りないまま終了しています。

54%がオープンスペースや自席へ移動　周囲への情報漏れの懸念も

会議室が取れなかった際の実施場所としては、「社内のオープンスペース・共用スペース」が46%、「日を改めた」が32%、「オンラインに変更した」が26%、「自席」が24%、「カフェやラウンジ」が16%でした。自席または社内のオープンスペースで済ませた人は54%を占めています。自由記述では、貸し会議室やレンタルスペース、サテライトオフィス、個人用のブース、公民館、カラオケ、社有車などを確保した事例もありました。

また、自席やオープンスペースで他の人にあまり聞かれたくない内容の会話をした経験がある人は43%、他の人の聞かれたくなさそうな会話が自席に聞こえてきた経験がある人は48%でした。両方に該当する人も35%となり、約3人に1人がオープンな場所で聞かれたくない話をする側と聞いてしまう側の双方を経験しています。

調査概要

• 調査名：オフィスおよび会議室利用に関するアンケート調査（インスタベース調べ）
• 調査方法：インターネット調査
• 調査期間：2026年9月8日〜9月11日
• 調査対象：インスタベース利用者
• 有効回答数：366名
• 出典元：https://media.instabase.jp/report/survey-meetingroom2026/

※「業務で会議室を使わない」と回答した方を除く316名を集計のベースとし、「言えずじまい会議」以降の設問は、会議室が取れなかった経験がある158名を分母としています。 ※各数値は小数第1位を四捨五入しています。

株式会社Rebaseについて

株式会社Rebase（代表取締役 佐藤 海、所在地：東京都渋谷区神宮前5-52-2 青山オーバルビル3F）は2014年4月に設立され、マッチングプラットフォーム事業を展開しています。同社が運営する「instabase」は全国で50,000件以上のレンタルスペースを掲載し、年間サイト訪問者数は3,200万人を超えています。

• 公式サイト：https://www.instabase.jp
• 法人向けプラン「instabase for Business」：https://go.instabase.jp/business
• コーポレートサイト：https://www.rebase.co.jp

本記事は株式会社Rebaseの発表をもとに作成しました。