一般廃棄物・産業廃棄物の収集運搬業を営むKCS株式会社は、株式会社ラクスが提供するクラウド型請求書発行システム「楽楽明細」を導入し、運用を開始しました。

本導入により、月末に集中していた請求書発行作業が月8時間程度から1時間程度へと大幅に短縮されました。同社はさらに「債権管理オプション」の導入により、入金消込まで一気通貫した効率化を目指しています。

紙の請求書発行と目視での入金消込が経理の負担に

KCSは、飲食店やホテルなどの取引先に対して毎月約200件の請求書を発行しています。従来はすべての請求書を紙に印刷し、三つ折りにして封入する作業を手作業で行っていたため、月末の発行作業だけで約8時間を費やしていました。

また、入金消込もインターネットバンキングのCSVデータと目視で照合しており、月末月初は作業に2日ほどかかることや、決算期に残高が合わず再照合を行う二重作業が発生していました。これらの業務が経理担当者2名に集中し属人化への懸念が高まる中、同社は「楽楽明細」の導入検討を開始しました。

送付方法の使い分けで電子化率50%を達成し作業時間を削減

「楽楽明細」の導入により、電子化への即時対応が難しい取引先には「郵送」、対応可能な企業には「Web送付」と送付方法を選択できる機能を活用しました。これにより、導入当初20%程度だった電子化率が50%まで引き上げられました。

月末に集中していた請求書発行作業は約8時間から約1時間へと短縮され、手作業による封入ミスや誤送信のリスクも解消されました。また、本格稼働を見据える入金消込機能により、請求データと入金データの自動照合による決算期の負担軽減が見込まれています。

KCSの代表取締役である北里浩一朗氏は、取引先の状況に合わせて郵送とWeb送付を切り替える運用により無理なく電子化を進められたとし、作業時間の短縮や発送ミスの防止につながったと述べています。

会社概要

KCS株式会社

• 本社：東京都大田区城南島2-4-6
• 設立：平成元年（1989年）10月1日
• 代表者：代表取締役　北里 浩一朗
• 事業内容：廃棄物収集運搬業

株式会社ラクス

• 本社：東京都渋谷区千駄ヶ谷5-27-5 リンクスクエア新宿
• 設立：2000年11月1日
• 代表者：代表取締役 中村崇則
• 事業内容：クラウドサービス事業

本記事は株式会社ラクスの発表をもとに作成。

Dellows News編集部

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