株式会社Archi Villageは、従業員3〜30名の建設会社で帳票作成に携わり、見積書作成に主にExcelを使用している担当者らを対象に実施した実態調査の結果を発表しました。調査によると、Excelでの帳票作成において6割超が業務上のミスやトラブルにつながる、またはつながりかけた「ヒヤリ」を経験していることが明らかになりました。また、帳票が自動で作成される仕組みに対しては6割以上が利用意向を示しています。

6割超がExcelでの帳票作成で「ヒヤリ」を経験

Excelで見積書や帳票を作成する中でヒヤリとした経験があるか尋ねたところ、「数式が壊れ、合計金額が合わなかった」が31.1%で最多となりました。次いで「数量や単価を手入力で打ち間違えた」が28.3%、「行の追加・削除で合計の範囲がずれた」が23.6%と続いています。全体では6割超が何らかのヒヤリとした経験を挙げており、「特にない」は34.9%にとどまりました。

ヒヤリとした経験による実際の影響については、「影響が出る前に気づいて対処した」が31.3%で最も高かった一方、「見積書の訂正・再提出で顧客に謝罪した」が22.4%、「資料や数字の作り直しに時間を取られた」が16.4%、「誤った金額のまま受注し、利益が減った」が11.9%にのぼっています。自由回答では、コピー機能の使用による宛名間違いや、古いひな形の使用による代表者名の誤りといった事例も寄せられました。

勤め先で見積書の作成に使っているExcelのひな形については、「前任者や社長が作ったものを引き継いでいる」が41.5%で最多でした。次いで「自分で一から作成した」が27.4%、「インターネット上の無料テンプレートを利用している」が10.4%となっています。

見積書を1件作成する際にかかるExcelでの作業時間を聞いたところ、「30分未満」が45.3%、「30分〜1時間未満」が19.8%となりました。一方で、「1〜2時間未満」が20.8%、「2〜3時間未満」が7.5%、「5時間以上」が1.9%となり、合わせて3割以上が「1時間以上」の作業時間を要している実態が示されています。

同じ情報の複数回入力が4割超、自動作成の仕組みに6割以上が関心

1つの案件における顧客名や金額などの同じ情報を帳票作成時に何回入力しているかという質問では、「2回」が20.8%、「3回」が14.2%、「4回」が1.9%、「5回以上」が6.6%となり、計43.5%が「2回以上」入力していると回答しました。

見積書の内容を一度入力すれば発注書や請求書などの帳票が自動で作成され、一括管理できる仕組みについての利用意向では、「非常にそう思う」が19.8%、「ややそう思う」が43.4%となり、合計63.2%が利用に前向きな姿勢を示しました。利用したい理由としては、「同じ情報を何度も入力する手間が減るから」が70.1%で最も多く、次いで「転記ミスや金額の誤りを防げるから」が56.7%となりました。

株式会社Archi Villageについて

東京都港区に本社を置く株式会社Archi Village（代表取締役CEO：竹内 将高）は、建材情報の総合プラットフォーム「建材サーチ」や、建設業特化のオールインワン業務管理ツール「アーキLink」を運営しています。

• 会社名：株式会社Archi Village
• 設立：2022年2月
• 代表者：代表取締役CEO 竹内 将高
• 所在地：東京都港区芝公園3丁目1番22号 JMAビル6F
• URL：https://archi-village.com/
• 「アーキLink」URL：https://archi-link.jp/

本記事は株式会社Archi Villageの発表をもとに作成されています。