シフトプラス株式会社は、自治体業務の効率化と住民サービス向上を支援する汎用予約システム「otetsuzuki」において、確定申告の相談および申告受付業務に向けた機能群を提供していることを明らかにした。毎年2〜3月の確定申告期に発生する窓口の混雑や問い合わせ対応の負担を軽減する解決策として位置づけている。

確定申告期における自治体窓口の課題

確定申告の相談・提出期間はわずか1カ月程度に申告者が集中するため、自治体では電話予約の受電対応や相談ブース・窓口の密集、時間帯による来庁者数の偏りなどが課題となっている。また、相談員1人あたりの対応時間が読みにくく予約枠の管理が煩雑になる点や、予約忘れ・無断キャンセルによる相談枠の浪費も発生しやすい状況にある。

さらに、1〜2カ月程度の短期利用であるにもかかわらず、年間契約や年間利用料が必要なシステムが多いことから、導入を断念する自治体担当者の声もあったという。「otetsuzuki」ではWEB予約を軸にした業務フローに加え、こうした短期集中業務に対応する契約形態をとっている。

混雑解消と業務効率化を支える主な機能

「otetsuzuki」が備える確定申告業務向けの主な機能は以下の通り。

• WEB予約受付（PC・スマホ対応）：PCやスマートフォンから相談・申告受付の予約が可能。会場や窓口種別ごとにプランを分けて設定できる。
• 利用人数上限設定：時間枠ごとの予約上限人数を設定し、同じ時間帯に来庁する人数をコントロールできる。
• 所要時間・時間枠設定：「相談10分」「書類確認のみ5分」など内容に応じた所要時間を設定し、枠を自動確保する。空き状況は○△×表示または残数表示から選択可能。
• 月別営業日・特別受付日設定：月単位で特別な営業日や土曜日の臨時受付といった例外設定ができる。
• リマインドメール・キャンセル管理：予約日前に自動送信して来庁漏れを防ぐほか、キャンセル理由の入力を求める設定も可能。
• フォーム機能：氏名・電話番号・住所（郵便番号からの自動入力）などの専用入力アイテムを使い、事前に情報を収集できる。

これらの機能により、WEB予約移行による受電対応の削減や、会場内の密集回避、相談スケジュールの安定化といった効果が見込まれる。また、変則的な運用への対応やリマインドメールによる空枠の削減、事前入力による当日対応の効率化も期待できる。

シフトプラス株式会社は、確定申告の相談・受付業務をはじめとする各種住民サービスの予約業務において、自治体職員の負担軽減と住民満足度の向上を引き続き支援していくとしている。

会社概要

• 会社名：シフトプラス株式会社
• 代表取締役：中尾 裕也
• 本店：宮崎県都城市宮丸町3070番地1
• 本社：大阪府大阪市西区江戸堀2丁目1番1号　江戸堀センタービル８階

本記事はシフトプラス株式会社の発表をもとに作成。

Dellows News編集部

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