鉄道情報システム株式会社（略称：JRシステム）は、住宅設備機器のアフターサービスを展開するＴＯＴＯメンテナンス株式会社のパーツ事業推進部に、シフト管理システム「勤務シフト作成お助けマン」を導入しました。同部が運営する通信販売のコールセンターにおいて、これまで手作業で5日〜1週間を要していたシフト作成期間が2日に短縮されました。あわせて従業員の休暇希望や勤務条件が反映されるようになり、現場から寄せられていた不満の声も減少しています。

手作業によるシフト作成の負担と属人化が課題に

同部のコールセンター業務では、受電状況に応じた人員配置が求められる一方、従業員一人ひとりの希望や勤務条件を踏まえたシフト編成が必要とされていました。従来は専任の担当者が手作業でシフトを作成しており、毎月のシフト完成までに5日〜1週間を要していたため、担当者の大きな負担となっていました。また、現場からは希望する日での休暇取得や土日と組み合わせた有給休暇の取得など、働きやすいシフト運用を望む声が寄せられていました。

同部では解決すべき課題として、シフト作成を半日で完成させるという時間短縮、特定の担当者の経験に依存しない属人化の解消、そして自動化による公平性・透明性の確保の3点を整理し、システムの導入を進めました。

導入により作成期間を2日に短縮、公平性の確保や満足度も向上

「勤務シフト作成お助けマン」の導入後、システムがシフトを自動作成し、担当者はエラー箇所を修正するだけで作業が完了する体制へと移行しました。これにより、作成期間は従来の5日〜1週間から2日へと短縮されました。

また、勤務条件や法令ルールをシステムに設定したことでシフト作成のノウハウが組織に蓄積され、担当者不在時でも精度の高いシフトを作成できる体制が整いつつあります。休暇希望や「3勤1休」などの勤務条件が適切に反映されるようになったことで、現場の不満が減少して職場の雰囲気も明るくなり、従業員のワークライフバランス改善にもつながっています。今後はさらなる習熟により、目標である半日でのシフト完成を見込んでいます。

両社の概要

• ＴＯＴＯメンテナンス株式会社
• 代表者：代表取締役社長 筒井 丈雄
• 所在地：東京都港区海岸1丁目2番20号
• 設立：1980年12月
• 事業内容：TOTO製品のアフターサービス、定期点検、部品の通信販売など

• 鉄道情報システム株式会社
• 代表者：代表取締役社長 池田 孝行
• 所在地：東京都渋谷区代々木2丁目2番2号
• 設立：1986年12月9日
• 資本金：10億円
• 事業内容：JRグループの情報システムの開発・運営・管理、データセンター事業、計画系ソリューションなど

本記事は鉄道情報システム株式会社の発表をもとに作成

Dellows News編集部

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