建材情報の総合プラットフォーム「建材サーチ」などを運営する株式会社Archi Villageは、建設業のExcelの属人化・引き継ぎに関する実態調査の結果を公表しました。調査によると、日常的に業務で使用するExcelファイルについて「作った人しか中身や使い方がわからない」ファイルが存在すると回答した担当者は56.3%に達しました。さらに、作成者が急に不在となった場合に「支障が出る」または「止まる」と推察した割合は半数を超える結果となっています。

調査は、従業員3〜30名の建設会社で工事案件の管理に携わり、主にExcelを使用している103名を対象に、IDEATECHが提供するリサーチマーケティング「リサピー®︎」の企画によるインターネット調査として実施されました。

社長や特定社員への集中と修正できる人材の不足

業務で使うExcelファイルの中に「作った人しか中身や使い方がわからない」ファイルが「多数ある」（23.3%）、「いくつかある」（33.0%）と答えた58名に対し、作成者を尋ねたところ「社長・経営者」が36.2%で最も多く、次いで「自分自身」が27.6%となりました。

また、社内で日常的に最もよく使うExcelファイル1つについて、内容や計算方法を理解して入力欄や数式を直せる人の数を聞いたところ、「1人だけ（自分自身）」が29.1%、「1人だけ（自分以外の方）」が6.8%となり、合わせると35.9%が「1人だけ」と回答しました。さらに、「数式や仕組みを壊してしまいそうで触れない」と感じた経験については、「何度もある」（18.4%）と「ときどきある」（32.0%）を合わせて半数以上を占めました。

引き継ぎは「口頭」が最多、退職や不在時のトラブルも

直近3年以内に業務用のExcelファイルを作成・管理していた人物の退職・異動・長期不在があった際の困りごと（複数回答）では、「ファイルの保存場所がわからなかった」（26.2%）や「どれが最新版かわからなかった」（24.3%）が上位に並びました。自由回答でも、設定されていた関数に直接数値が入力されて編集できない状況や、重複したファイルの整理に時間を要した事例などが挙げられています。

業務用のExcelファイルの使い方や更新方法の引き継ぎ・共有方法（複数回答）については、「口頭で説明している」が40.8%で突出しており、「上記のいずれも行っていない」という回答も21.4%みられました。

作成者の1か月不在で半数以上が業務停滞を想定

ファイルを作成した人物が急に1か月ほど不在になった場合の業務への影響について想定を聞いたところ、「ほとんどの業務が止まる」（2.9%）、「多くの業務に支障が出る」（13.6%）、「一部の業務に支障が出る」（35.0%）を合わせ、51.5%が支障や停止を懸念していることが示されました。

こうした背景から、Excel作成者に頼らず誰でも同じ画面・手順で案件情報を入力・確認できる仕組みの利用意向を尋ねた設問では、「非常にそう思う」（31.1%）と「ややそう思う」（38.8%）を合わせて約7割が肯定的な姿勢を示しました。利用したい理由（複数回答）としては、「誰が入力しても同じ形式でデータが残るから」（44.4%）、「担当者の退職・異動時の引き継ぎが楽になるから」（43.1%）、「数式やファイルを壊す心配がなくなるから」（41.7%）が上位となっています。

株式会社Archi Villageについて

同社は、案件管理や見積・帳票作成、原価管理などを集約した建設業特化のオールインワン業務管理ツール「アーキLink」などを展開しています。

• 会社名：株式会社Archi Village
• 設立：2022年2月
• 代表者：代表取締役CEO 竹内 将高
• 所在地：東京都港区芝公園3丁目1番22号 JMAビル6F
• URL：https://archi-village.com/
• アーキLink URL：https://archi-link.jp/

本記事は株式会社Archi Villageの発表をもとに作成されました。出典元URL：https://archi-link.jp/