株式会社ネクストジェンは、一般社団法人 建設技能人材機構（JAC）の受入支援サービスに関する申請手続きおよび会員向け書類作成業務において、BPM基盤「Camunda」を活用した『業務改善システム』を導入した。データの一次判定や自動化を進めたことで、業務の大幅な効率化と属人化の解消を実現した。急増する申請件数に対し、人員を増員することなく迅速に対応できる体制を確立している。

導入の背景と業務における課題

JACは、深刻化する人材不足を抱える日本の建設業界において、建設分野における外国人材の適正かつ円滑な受入れを実現するために2019年4月に設立された組織である。近年、国の制度変更や認知拡大により申請件数や書類作成業務が急増していた。

しかし、膨大なデータ処理がシステム化されておらず、人による目視や手作業で行われていた。確認事項や参照データが多岐にわたり熟練した経験と知識を要することから業務の属人化が進み、引き継ぎや教育面で多くの時間を要することが課題となっていた。少数精鋭の組織であることから、定型業務を効率化して付加価値の高い業務に時間を充てることが求められていた。

申請審査の効率化と書類作成工数の削減

受入支援サービスに関する申請手続きでは、申請データを『業務改善システム』で一次判定する仕組みを構築した。自動判定ができない判定エラーが出た申請のみを人間が確認・精査する運用へと切り替え、誤りがない正常な申請における手作業を撤廃した。同サービスへの申請件数は開始当初と比較して約10倍に急増しているが、増員することなく処理時間を大幅に短縮し、属人化の解消と教育コストの削減を達成した。

また、会員向けの書類作成業務においては、従来2名体制で毎月約5日間を要していた元データの整合作業をシステム化した。ルールに基づく自動判定結果の確認と、イレギュラーなケースの判断のみで書類作成に着手できるようになったことで作業時間と人員コストの大幅な削減を実現している。

JAC管理部の片山 祥平 氏は、今回のシステム導入により業務が仕組み化され、他部署のメンバーでも確実な判断ができるようになったと説明している。

BPMビジネスの今後の展開

ネクストジェンは今回の事例を活かし、Camundaを活用したBPMビジネスにおいて、AIを組み合わせたコンサルティング提案からシステム開発・導入までを実施する顧客伴走型の業務改善提案を進める。自社での実践知見に基づいた支援提供を目指すとともに、BPMビジネスにおいて3年間で約36億円を目標として事業拡大を見込んでいる。

同社が培ってきた音声・AI技術とBPMビジネスを融合させ、業務ワークフローの自動生成やテンプレートを活用しながら、業務プロセス改革を推進し企業の持続的な成長と競争力強化に貢献していく方針だ。

関連組織の概要

• 一般社団法人 建設技能人材機構
• ヘッドオフィス：東京都港区
• 理事長：三野輪 賢二
• 設立：平成31年4月
• 公式サイト：https://jac-skill.or.jp/
• 株式会社ネクストジェン
• 本社：東京都港区
• 代表取締役社長 執行役員 CEO：大西 新二
• 公式 Web サイト：https://www.nextgen.co.jp/

本記事は株式会社ネクストジェンの発表をもとに作成。

Dellows News編集部

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