セミナー・イベント管理システム「イーベ！®」を提供する株式会社フラッグシステムは、サントリーグループが開催する全社イベント「サントリーソフトバレーボール大会」でのシステム活用事例を公開しました。同イベントは全国8会場・約2万人が参加する社内行事で、従来の事前郵送を廃止してQRコード受付へと運用を変更した取り組みが紹介されています。

事前郵送の負担解消を目指した導入背景

サントリーグループでは、グループの一体感醸成と従業員・ご家族のエンゲージメント向上を目的に、毎年全国8エリア（北海道、東北、関信・首都圏、東海北陸、近畿、中四国、九州、沖縄）で「サントリーソフトバレーボール大会」を開催しています。大会テーマには「ONE SUNTORY One Family」が掲げられています。

従来は、フォームで受け付けた参加者情報をもとにリストバンドや抽選券を事前に郵送していました。しかし、約2万人規模の運営において、梱包や郵送にかかる手間とコスト、当日の受付・来場者数把握における手作業の負担、関係者以外の入場を防ぐセキュリティ対策などが課題となっていました。

QRコード受付の導入による業務効率化と効果

今回の運用では「イーベ！®」を使って会場ごとに専用の申込フォームを作成し、参加者を募集しました。申込完了後に受付用QRコードをメールで送付し、当日は専用の「イーベ！受付リーダーアプリ」で読み取る運用へと刷新しています。

導入により、発送作業がなくなったことで人件費や送料などのコスト・工数が大きく削減され、「届かない・紛失した」という参加者からの問い合わせ対応も解消されました。また、当日の受付状況をリアルタイムで確認できるようになったほか、当日はフォームからの新規申込やQRコード発行を行わないことで想定外の入場を防止しました。

今後の展望とイーベ！®の概要

サントリーグループの担当者は、今後も国内の全従業員およびその家族のエンゲージメント向上などを目指し、参加者の満足度向上と運営側のコスト削減を合わせて実現できるよう新たな取り組みを継続したいとしています。

「イーベ！®」は、セミナーやイベントの告知・参加申し込みから、QRコードを活用した当日の入退場管理、開催後のアフターフォローまでを一元管理できるBtoB向けのクラウド型ツールです。参加者がアカウント登録なしで利用できる申込フォームや、リマインダーメール、SMS配信機能などを備えています。

株式会社フラッグシステム（代表取締役社長：幡司恭平）は、福岡県福岡市中央区薬院に本社を置き、SaaS事業を展開しています。

本記事は株式会社フラッグシステムの発表をもとに作成。

Dellows News編集部

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