kozokaAIがコゾカAI 受注AIエージェントの新機能ReFAX機能を提供開始
株式会社kozokaAIは、提供する「コゾカAI 受注AIエージェント」の新機能として、受信した注文書への受領連絡や納期回答をブラウザ上で作成し、そのままFAXで返信できる「ReFAX機能」の提供を開始しました。
注文書の受信から返信内容の作成、FAX送信、送信結果や対応履歴の確認までをブラウザ上で一元化します。これにより、従来の注文書の印刷や手書き記入、複合機からの送信作業を削減し、取引先の業務フローを変えずに自社側のFAX返信業務の効率化を図ります。
FAX返信業務の課題と開発の背景
製造業や卸売業などのBtoB取引では、現在もFAXによる受発注が多く行われています。受注担当者は注文書を受信した後、受領印の押印や納期の記入を行い、取引先へFAXで返信するという紙を介した一連の対応を行っています。
この業務には、注文書の印刷、受領印の押印や手書きでの納期記入、複合機への移動、FAX番号の確認と入力、送信結果の確認、問い合わせ時の過去履歴の探索など複数の作業があり、業務負荷となっていました。また、取引先ごとに対応方法が異なることで属人化を招きやすい課題もありました。
Web受発注システムなどへの切り替えは取引先に発注方法の変更を求める必要があり容易ではないため、取引先側の運用を変えずに自社のFAX返信業務をブラウザ上で完結できる機能として開発されました。
ReFAX機能は、受信した注文書に対して受領連絡や納期回答などの返信内容をブラウザ上で作成し、そのままFAX送信できる機能です。スタンプや定型文の追加ができるほか、送信結果や担当者のコメント、対応履歴の確認にも対応しています。
主な特長は以下の通りです。
- FAX返信業務をブラウザ上で完結：紙の印刷や手書き、複合機での作業を減らし、受信から返信までをスムーズにします。
- 取引先側の変更は不要：取引先には従来通りFAXで返信が届くため、新しいシステムの導入や発注方法の変更を求める必要がありません。
- スタンプ・定型文の共有による標準化：受領印などのスタンプや定型文を組織内で共有し、取引先ごとのルールを標準化して属人化を抑えます。
- 誤送信リスクの低減：登録されたマスター情報から返信先FAX番号を取得することで、手入力によるミスを防ぎます。手動指定した宛先もマスター情報として管理可能です。
- 送信結果や履歴の一元管理：送信ステータスの確認や担当者間のコメント・対応履歴の管理ができ、宛先変更による再送や別宛先への送信にも対応します。
コゾカAI 受注AIエージェントは、FAXやメールなど様々な経路で届く注文書をAIが読み取り、データ化・構造化して基幹システムなどへ連携するAIソリューションです。確認やデータ入力などの業務負荷を軽減し、効率化や入力ミス削減、属人化解消を支援します。
今回のReFAX機能の追加により、注文書の受信、読み取り・データ化・構造化、基幹システム連携、取引先へのFAX返信、送信後の履歴管理までの一連の受注業務が一元化されます。
同社は今後も機能拡充を進め、既存の取引方法を活かしながら企業が受注業務のDXを進められる環境を提供していくとしています。
株式会社kozokaAIの概要
- 社名：株式会社kozokaAI（英文表記：kozokaAI Inc.）
- 所在地：〒150-0002 東京都渋谷区渋谷3丁目15番4号アロス渋谷ビル 3F
- 代表者：代表取締役 藤井 星多
- URL：https://www.kozoka-ai.co.jp/
- 事業内容：ERP前工程の業務に特化したAIエージェントの開発・提供
本記事は株式会社kozokaAIの発表をもとに作成しました。
ビジネスパーソンの課題解決と納得感にこだわるDellows News編集部。キャリア論からAI、健康法まで幅広い分野に対応し、複雑なテーマでも平易な言葉で丁寧に解説。読者が「明日から使える」知識やヒントを得られるよう、具体的な事例・データ・専門家の見解を交えて執筆。情報を整理し、納得感ある記事づくりを心がけています。
