リーガルテック株式会社（代表取締役CEO：平井智之）は、企業が共同研究先や外部専門家と技術情報を共有する際の管理を支援する「技術情報共有管理テンプレート」の提供を開始しました。本テンプレートは、共同研究において誰にどの技術情報をどの段階および条件で開示するかを整理するための実務資料です。同社が提供する「リーガルテックVDR」と組み合わせることで、契約締結後の情報共有から研究終了時のアクセス停止やログ保存までを案件単位で管理できる環境構築を支援します。

共同研究における情報管理の背景と課題

共同研究では、参加企業や大学、研究機関が互いの技術、ノウハウ、実験データなどを持ち寄る必要があります。開示対象には未出願の発明や製造条件、配合、設計データ、試作品の評価結果など企業の競争力に直結する情報が含まれることがあり、必要以上の開示は自社技術の流出や成果の帰属をめぐる問題につながる懸念があります。

また、共同研究は複数組織の関係者が参加し、進行に応じて開示情報や参加者が変化します。メール添付や単一の共通フォルダーによる共有では、誰にどの資料を開示したか、ダウンロード履歴や参加者変更後のアクセス停止などを案件全体で把握しにくくなる場合があります。

6段階で情報共有を整理するテンプレートの内容

提供されるテンプレートでは、共同研究における技術情報の共有プロセスを以下の6段階に整理しています。

1. 共有目的と契約条件の確認
2. 技術情報の区分
3. 開示対象者と閲覧範囲の設定
4. 持ち出し条件の設定
5. 共有中の確認・更新
6. 共同研究終了時の処理

共有対象の情報は、開始前からの保有情報、相手方からの受領情報、共同研究の過程で新しく作成された情報、未出願の発明・アイデア、実験データ・評価結果、製造条件・配合・設計情報などに区分します。また、資料ごとに閲覧のみ、PDFダウンロード、原本ダウンロード、印刷などの条件を設定し、電子透かしや二段階認証、IPアドレスによるアクセス制御と組み合わせる運用を想定しています。

共同研究契約とシステム管理の連携

共同研究における情報管理では、契約書とシステム上の共有環境を連動させることが重要とされています。契約上の開示対象者とVDRの登録ユーザー、利用目的と共有資料、秘密情報区分とフォルダー構成などを対応させる必要があります。

また、研究段階（検討段階、契約締結後、実験段階、成果評価段階など）に応じて開示範囲を変更することで過度な情報開示を抑えるほか、ログインや閲覧、ダウンロードなどの活動情報を記録し、Excel形式で出力できるログ管理機能を通じて、問題発生時の事実確認や影響範囲調査に活用できます。

「リーガルテックVDR」では現在、本テンプレートを利用したトライアルを受け付けています。

• 製品名：リーガルテックVDR
• 利用料金：月額30,000円から
• ストレージ容量：1GBから
• ユーザー数：無制限
• 製品サイト：https://www.legaltechvdr.jp/
• トライアル・問い合わせフォーム：https://form.legaltech.co.jp/aos/legaltechvdr/input/

会社概要

• 会社名：リーガルテック株式会社
• 所在地：東京都港区虎ノ門5-13-1 虎ノ門40MTビル4F
• 代表者：代表取締役CEO 平井智之
• コーポレートサイト：https://www.legaltech.co.jp/

本記事はリーガルテック株式会社の発表をもとに作成。

Dellows News編集部

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