アールスリーインスティテュートは、kintoneを活用した業務改善・システム開発サービス「キミノマホロ for kintone」を通じた、株式会社ISSリアライズにおける見積作成システム刷新事例を公開しました。本事例では、営業約250名が利用する見積作成システムを、入力のしやすさにこだわって刷新した経緯と開発内容を紹介しています。

創業100年を超える加工製品商社である株式会社ISSリアライズは、2022年に見積書のワークフローシステム「DocKeeper」からのリプレイスとして、kintoneによる見積作成システムの1回目の開発を行いました。見積情報の入力から見積書の出力までを一気通貫で行える仕様でしたが、導入から1〜2年が経つ中で営業から「直感的な操作が難しい」「見積情報のインプットに手間がかかる」という声が寄せられるようになりました。

同社は小ロット多品種の取引が多く、見積の試算段階ではExcelが欠かせない状況でした。社員のITスキルによって使い方にばらつきがあり、アプリの項目欄への入力に多くの時間を費やすケースが見られたため、営業約250名にとってウエイトの大きい業務である見積作成の改善に向けて2回目のアプリ開発に着手しました。「入力時間を3割削減する」「アプリの操作をシンプルに分かりやすくする」「既存の情報共有機能は引き継ぐ」ことを目標に設定しています。

専用Excel活用とアプリ分割による設計の工夫

今回の開発では、見積の試算にあたる「案件」「案件明細」「仕入試算」の3アプリを廃止し、この工程を見積作成専用のExcelファイルに置き換えました。使い慣れたExcelを活用することで入力の融通を利かせ、行の追加もコピー＆ペーストで対応できる仕様にしています。

新しい見積システムでは、専用Excelファイルを「見積」アプリにドラッグ＆ドロップで添付したうえで、ワークフロー機能を使って上長へ承認依頼を送信し、承認後に正式な見積書をダウンロードできます。また、明細の行数や備考欄への記載量によって見積書のレイアウトが変わることから、1P用・2P用・詳細用の3つのアプリを用意しました。1回目の開発での「1つのアプリ内で表示項目を切り替える方式」が負担になっていたため、あらかじめアプリを分けることで入力の負荷を減らしています。

入力工数3割削減と情報共有の強化を達成

開発の結果、目標としていた入力工数の3割削減が達成され、営業からは見積作成のスムーズさや作業スピードの向上に関する声が寄せられています。承認を行う管理職側も画面が見積書に近いレイアウトになったことで確認がしやすくなりました。

さらに横断検索機能により、kintone上で全案件を検索して誰が・いつ・どこに・どのような見積を提出したかを一目で把握できるようになりました。DocKeeper時代のデータも移行され、仕入れ情報の入力を必須としたことで共有される情報の解像度も高まりました。過去の見積が同じ書式で蓄積されているため、営業担当者の異動や引き継ぎの際にもスムーズに対応できる体制が整ったとしています。

「キミノマホロ for kintone」は、アールスリーインスティテュートが提供する開発サービスで、業務の整理からkintoneの構築、運用の定着までをサポートしています。

アールスリーインスティテュート（R3 Institute Ltd.）

• 所在地：大阪府大阪市北区大深町3-1 グランフロント大阪 タワーC 16階
• 設立：2000年8月
• 代表取締役：西松 顯
• コーポレートサイト：https://www.r3it.com/

本記事はアールスリーインスティテュートの発表をもとに作成されています。

Dellows News編集部

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