株式会社エクサは、コスモ石油株式会社の千葉製油所において、Microsoft Power Platformを活用した法令申請アプリケーションを構築しました。

このシステムにより、設備の改修や補修、定期整備などに伴い発生する年間数百件規模の法令申請業務について、申請要否の判断から申請書作成、承認、進捗管理までの一元化が図られました。従来は担当者の経験や知識に依存していた法令判断業務の標準化や属人化の解消、申請管理の効率化、コンプライアンス強化を実現しています。

膨大な資料参照と属人化の解消が課題に

コスモ石油千葉製油所では、工事着工時に工事内容や対象設備に応じて適用法令や申請要否を確認し、法令申請業務を行っています。

従来は法令や解説書、行政資料、過去事例などを参照して判断を行っていました。労働安全衛生法では約500ページに及ぶ解説書、消防法では事務ファイル約7冊分の資料を確認する必要があり、担当者の知識や経験への依存が課題となっていました。

また、申請状況をExcelで管理していたことから、更新漏れや入力ミス、申請漏れのリスクも存在していました。若手社員やキャリア採用社員が業務を担当する機会が増加する中、ベテラン担当者の知見を組織として継承し、経験に左右されず確実に業務を進める仕組みの構築が求められていました。

代表的な16法令の判断ロジックをシステム化

こうした課題を受け、コスモ石油は現場の要望をシステムとして提案したエクサをパートナーに選定し、法令申請業務のシステム化に着手しました。

エクサはコスモ石油とともに法令判断ロジックを整理し、消防法、労働安全衛生法、高圧ガス保安法など、工事時の法令判断で利用頻度の高い代表的な16法令を対象として、申請要否や申請区分を判定できる仕組みを構築しました。

本アプリケーションでは、法令判断から申請書作成、回覧・承認、進捗管理までを一連のワークフローとして一元化しています。さらに、申請に必要な関連資料を既存のデータ統合基盤と連携して添付できる仕組みも整備されました。

正確性の向上と次世代への知見継承

アプリケーションの導入により、経験の浅い担当者でもシステム上の判断ロジックや参考情報を活用して申請要否を確認できるようになりました。

また、従来はExcel上で手動更新していた申請ステータスを申請状況に応じて自動変更する仕組みへ移行したことで、操作ミスや更新漏れのリスクを抑えた正確な進捗管理が可能となっています。ベテラン担当者が不在の場合でも過去の判断内容や参考情報を確認できる体制が整い、知見の組織的な蓄積と継承が進められています。

コスモ石油は今後、運用を通じて得られた課題や改善ニーズを反映しながらアプリケーションの改修を継続する方針です。あわせて、防火管理者や衛生管理者といった複数のシステムに点在する法定主任者の管理業務についてもデジタル化を検討しています。エクサも現場運用の変化に合わせて継続的な改善と機能拡張を支援していくとしています。

会社概要

• 株式会社エクサ
• 所在地：神奈川県横浜市西区みなとみらい4-4-5 横浜アイマークプレイス2階
• 代表者：代表取締役 社長執行役員 林 勇太
• 事業内容：コンサルティングからシステムの開発・構築、運用・保守までの各種ITサービスの総合提供
• ホームページ：https://www.exa-corp.co.jp/

• コスモ石油株式会社
• 所在地：東京都中央区京橋
• 代表者：代表取締役社長 西 克司
• 事業内容：原油の調達、石油製品・石油化学製品の製造、物流、輸出入、研究開発など
• ホームページ：https://www.cosmo-energy.co.jp/ja/top.html

本記事は株式会社エクサの発表をもとに作成されています。

Dellows News編集部

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