宮崎県都城市は、財務会計システムの刷新と電子決裁への移行にあわせてテックタッチ株式会社が提供するデジタルアダプションプラットフォーム（DAP）「テックタッチ」を活用し、稼働初月に全庁で約2,800時間の業務削減時間を達成しました。あわせて毎年実施していた初任者研修の廃止や、入力に関する問い合わせの大幅削減を実現しています。同市は導入に先立ち約30項目の業務改善（BPR）を先行して進め、職員自らが操作ガイドを内製しました。

財務会計システムの刷新に伴う課題と導入の経緯

都城市は「非効率をデジタル化しない」という方針を掲げ、ツールの導入前に業務そのものを見直すことを基本としています。従来の旧財務会計システムでは、必須項目の入力漏れや日付の誤りなどにより会計課からの差し戻しが頻発していました。しかし、システムの個別改修で対応すると費用や工数の負担が大きく、柔軟な見直しが難しい状況でした。

そこで市は、財務会計システムの刷新と電子決裁への移行を機に業務ルールや運用の見直しに着手しました。既存システムを改修することなく画面上に操作ガイドや注意事項を表示できる点や、LGWAN環境に対応している点、自治体業務への理解に基づく伴走支援が得られる点を評価し、テックタッチの採用を決めました。

約30項目の業務改善と職員による操作ガイドの内製

今回の取り組みは会計課だけでなく、行政改革担当課やデジタル統括課も加わった全庁横断プロジェクトとして推進されました。システムの導入約半年前から検討会を重ね、分割払チェックリストの廃止や代表者名記載の省略、納品書兼請求書の許容など、例規改正を含む約30項目の業務改善を先行して実施しました。

これらの見直し内容は、現場職員自らがテックタッチの操作ガイドやツールチップとして画面上に実装しました。予算科目ごとの操作や入力例を案内する吹き出しなど、計300本の操作ガイドと300個のツールチップを内製し、業務改善と画面改善を並行して進めることで現場の実態に即した定着を図っています。

稼働初月で約2800時間の業務時間を削減

導入の結果、財務会計システムの刷新後も操作方法に関する問い合わせや入力漏れはほぼゼロとなり、毎年実施していた初任者研修も廃止されました。

稼働初月における全庁の業務削減時間は約2,800時間にのぼります。なお、この削減時間は各操作ガイドの再生回数や差し戻し・問い合わせなどの業務削減への寄与率、それらが削減された場合の想定対応時間から創出効果を試算するテックタッチ所定の方法により算出した推計値で、参考値として位置付けられています。

AI連携を見据えた今後の展開

成果を受けて他部署からも同様の仕組みの導入を求める声が上がっており、活用範囲が広がっています。同市は「都城AX推進宣言」に基づき、AIの活用を前提とした業務や行政サービスの変革を進める方針です。

今後は、今回整備した基盤をもとに、ルールベースでは判定が難しい入力ミスをAIがチェックする仕組みや生成AI「zevo」との連携などを順次検討・実装し、バックヤード業務のさらなる効率化を進めるとしています。

本記事は都城市およびテックタッチ株式会社の発表をもとに作成。

Dellows News編集部

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