株式会社エイトレッドは、同社が開発・提供するデータ活用ワークフローシステム「X-point Cloud」および「AgileWorks」において、インテリジェントコンテンツ管理プラットフォーム「Box」と連携する「Box連携オプション」の提供を10月28日より開始しました。

ワークフローシステムで最終承認された書類や添付ファイルをファイルサーバ等に保存し直す作業による業務負荷や保管漏れのリスクに対応するため開発されたもので、承認完了した書類PDFおよび添付ファイル等を「Box」の指定フォルダへ自動保存できるようになります。文書管理業務の負担を軽減し、ガバナンス体制の構築を目指します。

自動保存と柔軟なフォルダ・ファイル命名設定

本オプションでは、承認が完了した書類のPDFと添付ファイルを「Box」上の任意のフォルダへ自動保存します。申請・決裁の履歴である「承認経路」情報もPDFで出力され、「Box」上で一元的に保管・管理できます。承認経路の出力は対象のフォーム毎にONとOFFの切り替えに対応しています。

また、フォルダ階層やファイルの命名規則を柔軟にカスタマイズすることが可能です。階層や命名規則は対象のフォーム毎に設定でき、自社のルールや規則に準じた設定を行うことでデータ管理や検索を支援します。

機能面では、「Box」のメタデータテンプレートに設定された属性とワークフローの各種情報を自動でマッピングし、メタデータを付与した状態で保存できます。付与するメタデータや属性はフォームごとに個別設定が可能で、フォルダ階層をまたいだ「串刺し検索」を「Box」上で行えるようになり、監査対応や過去書類の確認業務の効率化を図ります。

これにより、書類PDFや添付ファイルのダウンロードおよびBoxへの再アップロード作業が自動化され、転記ミスや保存漏れのリスク排除が期待されます。また、改ざん防止機能や強固なアクセス権限管理を備えるBoxへ決裁文書を集約することで、監査対応や内部統制の強化を見込んでいます。

今回の提供開始にあたり、株式会社Box Japanの社長執行役員である佐藤 範之氏は、連携ソリューションによってX-point CloudやAgileWorksの利用者がBox上で文書やデータを安全かつシームレスに連携運用できるようになり、DX推進がさらに加速することへの期待と、今後の業務効率化への貢献についてコメントを寄せています。

なお、本サービスの特長や導入メリット、ユースケースを紹介するセミナーの開催も予定されています。

提供製品および会社概要

対象となるワークフローシステムの概要および株式会社エイトレッドの概要は以下の通りです。

• AgileWorks：複雑な承認フローに対応する標準機能と高い拡張性を併せ持つ中堅・大規模組織向けワークフローシステム（パッケージ版およびクラウド版を展開、URL: https://www.atled.jp/agileworks/ ）
• X-point Cloud：直感的操作性を備えたクラウド型ワークフロー（URL: https://www.atled.jp/xpoint_cloud/ ）

株式会社エイトレッド

• 所在地：東京都渋谷区渋谷2-15-1 渋谷クロスタワー
• 代表者：代表取締役社長　岡本 康広
• 設立：2007年4月
• 事業内容：ワークフロープロダクトの製品開発・サポートサービス・クラウドサービス
• URL：https://www.atled.jp/

本記事は株式会社エイトレッドの発表をもとに作成しました。

Dellows News編集部

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