株式会社Fleekdriveは、従業員数100名以上の製造業に勤務する正社員108名を対象に実施した「製造業のファイル管理における『隠れた業務負担』の実態調査」の結果を発表しました。

調査によると、回答者の54.6%が過去のファイルや資料の探索に時間がかかると回答したほか、直近1年間で43.5%が必要なファイルが見つからず業務の滞りを経験していることが明らかになりました。

保管場所の複線化とファイル探索の課題

日常的に扱う電子ファイルの種類について尋ねたところ、「仕様書・技術資料」と「社内規程・マニュアル・教育資料」がともに45.4%で最も多く、「作業手順書・作業標準書」（43.5%）が続きました。

業務ファイルの保管・共有手段としては「社内のファイルサーバー」（60.2%）、「メール添付による送付」（49.1%）、「オンラインストレージ・クラウドストレージ」（45.4%）が上位となった一方、「紙での保管・回覧」（25.0%）や「個人のパソコン・USBなどの外部メディア」（25.0%）も利用されており、保管や受け渡しの経路が複数に分かれている現状が示されました。

また、ファイルの取り扱いで非効率だと感じることでは、「過去のファイルや資料を探すのに時間がかかる」（54.6%）が最多となり、「業務ファイルの最新版や改訂履歴がわかりにくい」（50.0%）が半数を占めました。

保存後の確認・承認作業で発生する負担

業務ファイルを保存・更新した後に発生する作業のうち、保存場所とは別の手段を併用している作業については、「確認・承認の進み具合の把握や再連絡」が38.9%で最も多く、「上長や関係者への確認・承認の依頼」（35.2%）、「社内外の相手への送付・配布」（35.2%）が続きました。「いずれもファイルを保存した場所で完結している」は6.5%にとどまっています。

検索・共有や保存後の連絡などに費やす時間は、「週1時間以上」が43.6%にのぼり、そのうち「週2時間以上」とする回答も26.0%ありました。さらに、配布・共有したファイルについて相手が最新版を確認したか把握できているかという設問では、「あまりそう思わない」（30.6%）と「全くそう思わない」（10.2%）を合わせた40.8%が把握できていないと回答しました。

直近1年間の経験としては、「必要なファイルが見つからず、業務が滞った」（43.5%）、「確認・承認が滞り、生産や業務の予定が遅れた」（38.9%）、「更新が関係者に伝わらず、再確認や手戻りが発生した」（32.4%）などが挙げられています。

選定基準は費用よりも最新版・履歴の把握と検索性

業務ファイルを扱う製品やサービスを選ぶ際に重視する条件（上位3つまで）を尋ねたところ、「最新版と改訂履歴がすぐにわかること」（46.3%）が最も多く、次いで「過去のファイルを素早く探し出せること」（44.4%）、「セキュリティ・情報漏えい対策」（37.0%）、「承認・通知・配布を同じ環境で進められること」（34.3%）が続きました。一方で「導入・運用にかかる費用」は10.2%にとどまりました。

調査概要と企業情報

本調査の概要は以下の通りです。

• 調査名称：製造業のファイル管理における「隠れた業務負担」の実態調査
• 調査方法：IDEATECHが提供するリサーチPRサービス「リサピー」の企画によるインターネット調査
• 調査期間：2026年8月14日〜8月18日
• 有効回答：従業員数100名以上の製造業に勤務する正社員で、直近1ヶ月以内に社内外の複数人が扱う業務ファイルについて作成・保存・更新・送付・配布・共有設定・承認依頼・承認・整理のいずれかを自ら行った108名
• 構成比：小数点以下第2位を四捨五入しているため合計が100%にならない場合があります

株式会社Fleekdriveの概要は以下の通りです。

• 所在地：東京都港区海岸3-9-15 LOOP-X 6F
• 代表者：代表取締役会長 秋山博紀、取締役社長 CEO 萱沼利彦
• 設立：2019年5月7日
• 事業内容：クラウドサービスの開発・販売・サポート
• サービスURL：https://www.fleekdrive.com/

本記事は株式会社Fleekdriveの発表をもとに作成しました。