組織行動科学®の研究・教育開発を行うリクエスト株式会社（東京都新宿区、代表取締役：甲畑智康）は、『自分の仕事は終わった。相手の仕事は進んだか。― 手戻り・確認待ち・部門間のすれ違いを見直す、仕事のつなぎ方』の図解版PDF（全16ページ）と報告書PDF（全32ページ）を無料公開しました。

980社・33.8万人の働く人のデータを基盤とする同社が、日常の業務受け渡しで発生する手戻りや確認待ち、部門間のすれ違いを見直すための具体的な進め方をまとめています。仕事を渡す人・受け取る人・調整する責任者が何を確かめ、どのような条件を整えるかを整理した内容です。

業務の滞りを防ぐ受け渡しと状況把握

資料では、仕事を渡す前から実行後までをたどり、どこで業務が止まっているかを確かめる手法を提示しています。「送った」「受け取った」「着手できる」「実行した」「結果を確かめた」という各段階の状態を区別し、受領連絡があっても必要な材料や時間、権限がそろっているかを確認します。

依頼を行う際は相手の次の判断を先に確かめ、目的や事実、未確認事項、条件、返答期限と着手予定などを共有します。また、受け手側も単なる受領連絡にとどまらず、進める範囲や予定を返答することや、進行が難しい場合の理由と次回返答時点の共有などを求めています。

責任者との連携やAIの補助的活用

確認した事実、置いている仮定、未確認事項を分類し、誰が何をいつ確かめるかを記録する手順も示されています。担当者間では変更できない優先順位・人手・期限の調整は、対応可能な責任者へつなぐ形をとります。また、条件変更が生じた際は変更点や影響範囲を共有し、実行後も提出内容や相手の判断、結果を分けて記録します。

未確認事項の候補や変更点、質問案の整理補助としてAIを活用することも可能としていますが、事実確認や着手の可否、業務配分、正式な承認は人が判断する位置づけとしています。

図解版と報告書の収録内容

提供される資料の概要は以下の通りです。

• 図解版PDF（全16ページ）：全体案内、具体例、報告書の読み方案内を収録
• 報告書PDF（全32ページ）：営業と設計、申請と承認、人事と受入部署の準備という三つの説明例、二つの確認シートと記入例、運用手順、指標案、根拠と適用範囲を収録

なお、本資料は同社の公開実践報告と関連文献に基づく実務提案であり、今回の受け渡し方式の効果を測定した実証報告ではなく、事例は説明用の架空例であるとしています。

本記事はリクエスト株式会社の発表をもとに作成。

Dellows News編集部

ビジネスパーソンの課題解決と納得感にこだわるDellows News編集部。キャリア論からAI、健康法まで幅広い分野に対応し、複雑なテーマでも平易な言葉で丁寧に解説。読者が「明日から使える」知識やヒントを得られるよう、具体的な事例・データ・専門家の見解を交えて執筆。情報を整理し、納得感ある記事づくりを心がけています。