株式会社ベクターホールディングスは、同社が提供する電子契約サービス「ベクターサイン」がパーソルビジネスプロセスデザイン株式会社の労使協定締結業務に導入され、その導入事例を公開しました。

約1万8,000人の従業員を対象に全国100拠点以上で行う労使協定の締結業務を電子契約へ移行したことで、人事部門の作業工数と郵送費などの直接経費をそれぞれ約4割削減しました。

拠点急増に伴う郵送・管理負担の解消が課題に

パーソルビジネスプロセスデザインでは、社員を対象とした労使協定締結の事務局業務を行っています。2024年10月の会社再編に伴い、労使協定の締結対象事業所は従来の10カ所程度から100カ所以上へ大幅に増加しました。

従来は事業所ごとに書類を郵送し、各拠点の従業員代表者が署名・捺印して返送する紙ベースの運用を行っていました。しかし、事業所数の増加に伴い印刷・封入・発送・回収の作業負担や郵送費が増加したほか、郵送状況の追跡管理や書類保管、紛失リスクが課題となっていました。また、在宅勤務や客先常駐など多様な働き方が広がるなかで、署名や返送のためだけに従業員代表者が出社しなければならない点も業務上の負担となっていました。

サービスの選定にあたっては、労使協定を扱うことから法的有効性やセキュリティが重視されたほか、コストや導入スピードも重要な要素となりました。「ベクターサイン」は電子署名やタイムスタンプへの対応、IPアドレス制限などのセキュリティ機能を備えている点に加え、初期費用・基本料金0円、ユーザー数・文書保管数無制限の料金体系が評価されました。

さらに、労使協定書の閲覧・ダウンロードに関する相談に対し、従業員代表の署名時にメッセージを表示して社内ポータルサイトでの閲覧を促す代替案が示され、約2週間で必要な機能が実装された柔軟な対応も決め手となりました。

工数・直接経費を約4割削減しリモート手続きにも対応

「ベクターサイン」の導入により、全国100拠点以上を対象とする労使協定締結業務が電子化され、人事部門の作業工数およびレターパック代をはじめとする直接経費がそれぞれ従来比で約4割削減されました。郵送中や拠点内での書類紛失リスクや追跡管理の負担が軽減されたほか、従業員代表者が出社することなくリモート環境から手続きを行える体制が整いました。

パーソルビジネスプロセスデザインの担当者は、初期費用がなく従量制である点や窓口の迅速な対応を評価したうえで、「従来の紙・郵送運用と比較し、人事側の工数は約4割削減できました。それによって当初の目的であった100拠点以上の労使協定締結をスムーズに乗り切れたと。ここが一番の成果ですね」とコメントしています。

「ベクターサイン」は、株式会社ベクターホールディングスが提供する電子契約サービスです。契約締結から文書管理までをオンラインで行うことができます。

• 初期費用・基本料金0円（送信する文書数に応じた料金体系、ユーザー数・文書保管数は無制限）
• 電子署名・タイムスタンプに対応（電子署名の認証局：グローバルサイン、時刻認証事業者：セイコーソリューションズ）
• 柔軟な契約・承認フロー設定（承認グループ、署名グループ、送信ルートなど）
• 締結済み文書の一元管理（他のサービスで電子署名・タイムスタンプが付与された文書も保管可能）

導入事例詳細：https://v-sign.vector.co.jp/case/001/ サービスサイト：https://v-sign.vector.co.jp/

株式会社ベクターホールディングス

• 所在地：東京都港区芝公園3丁目4-30 32芝公園ビル5階
• 代表者：岩井美和子
• URL：https://corp.vector.co.jp/

本記事は株式会社ベクターホールディングスの発表をもとに作成されています。