株式会社インフォマートは、はるやま商事株式会社が請求書発行から入金消込までをデジタル化する「BP Storage for 請求書 発行」の活用により、請求書発行作業時間の70％削減と内部統制強化を実現したことを発表しました。

はるやま商事株式会社では法人取引に伴う請求書発行業務が負担となっていましたが、システムの導入により経理業務の効率化とガバナンス強化が進みました。

導入の背景と課題

はるやま商事株式会社は岡山県を創業の地とするアパレル企業で、「スーツのはるやま」をはじめとしたビジネスウェアの店舗をグループ全体で全国に363店舗展開しています。主軸のBtoC事業のほか、制服の大口案件や小ロット注文など法人の制服受注も行っており、法人取引に伴う請求書発行が毎月約130件発生していました。

本社の経理財務部では長年紙による手作業での発行を続けていましたが、印刷や封入といった数時間を費やす作業が月末に集中することや、郵送に日数がかかること、取引先から店舗への問い合わせが増加していることが負担となっていました。また、承認に追われる管理者の負担軽減や、業務の属人化からの脱却、ガバナンス強化も重要な課題でした。

2,000人規模の従業員が既存システムを変更せずに連携できる柔軟性や、処理件数に応じた料金体系が決め手となり、「BP Storage for 請求書 発行」の導入に至りました。

業務時間の70%削減と内部統制の強化

「BP Storage for 請求書 発行」の導入により、店舗担当者の作業手順を変えずに経理の作業時間を70%削減しました。従業員は従来通り社内システムに請求データを入力し、経理部門はCSVデータをシステムに取り込むだけで処理が完了します。これにより、毎月10時間かかっていた経理業務が3時間に縮小し、郵送代行やメール送信機能の活用によって郵送費も35%削減されました。

また、請求書をPDF添付メールで取引先に送信すると同時に店舗担当者にもメールで共有することで、店舗側でも発行状況を確認できるようになり、経理への問い合わせの手間が減少しました。さらに、紙への押印作業を廃止し、システム上でデータを登録する担当者と承認する管理者の権限を完全に分けることで、二重チェック体制を整えて内部統制を強化しました。

今後の展望

今回のシステム導入によって経理周辺の紙を無くす取り組みは一区切りを迎えたとしており、今後は生成AIなどの最新技術を積極的に組み込み、より多くの成果を生み出すことを目指すとしています。

会社概要

• はるやま商事株式会社
• 代表者：代表取締役会長兼社長　治山 正史
• 本社所在地：岡山市北区青江1-17-21
• 設立：2017年1月4日
• 事業内容：紳士服・制服の製造および販売
• 株式会社インフォマート
• 代表者：代表取締役社長　木村 慎
• 本社所在地：東京都港区海岸1-2-3 汐留芝離宮ビルディング13階
• 設立：1998年2月13日
• 事業内容：BtoB（企業間電子商取引）プラットフォームの運営

本記事は株式会社インフォマートの発表をもとに作成しました。

Dellows News編集部

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