株式会社Fleekdriveは、従業員数100名以上の建設業に勤務する正社員105名を対象に実施した、建設業のファイル管理における「隠れた業務負担」の実態調査の結果を発表しました。調査によると、直近1年間で31.4%が「確認・承認が滞り、工程に遅れが生じた」と回答しています。また、ファイル管理サービスを選ぶ基準としては「最新版と改訂履歴がすぐにわかること」（47.6%）が最多となり、「導入・運用にかかる費用」（24.8%）を上回りました。

業務ファイルの検索や最新版の把握に課題

業務で日常的に扱っている電子ファイルの種類を尋ねたところ、「設計図・施工図・竣工図などの図面データ」と「仕様書・設計計算書・施工要領書」がともに51.4%で最も多く、「工程表・施工計画書」と「見積書・注文書・請求書などの取引文書」がともに42.9%で続きました。

ファイルの保管・共有・受け渡しに使用している場所や手段については、「社内のファイルサーバー」が61.9%、「メール添付による送付」が55.2%、「自分のパソコン内、USBなどの外部メディア」が34.3%、「オンラインストレージ・クラウドストレージ」が33.3%となっています。

業務ファイルの取り扱いに関して非効率だと感じていることでは、「過去のファイルや資料を探すのに時間がかかる」が48.6%で最多となり、「業務ファイルの最新版や改訂履歴がわかりにくい」が40.0%、「大容量の図面・写真を社外関係者と共有しづらい」が34.3%、「現場や移動中に、必要な図面・書類を確認しづらい」が29.5%と続きました。

保存後の確認や変更連絡が別手段に分散しトラブルも発生

業務ファイルを保存・更新した後に発生する作業のうち、保存場所だけでは完結せず別の手段を併用しているものとしては、「確認・承認の進み具合の把握や再連絡」（36.2%）、「図面・書類の更新や変更内容の連絡」（32.4%）、「上長や関係者への確認・承認の依頼」（29.5%）が挙げられました。

検索・共有や保存後の連絡、権限設定などに費やす時間は、「30分以上1時間未満」が24.8%、「2時間以上4時間未満」が19.0%、「1時間以上2時間未満」が18.1%となり、合計すると49.5%が週に1時間以上を費やしていることがわかりました。また、社内外の関係者が最新版の図面・書類を確認したか把握できているかという設問では、「あまりそう思わない」（29.5%）と「全くそう思わない」（3.8%）を合わせた33.3%が把握できていないと回答しました。

直近1年間に経験したトラブルについては、「確認・承認が滞り、工程に遅れが生じた」が31.4%、「変更が伝わらず、再確認や施工内容の食い違いが発生」が30.5%、「必要な図面・書類が見つからず、業務が滞った」が29.5%、「改訂前の図面・書類で作業が進み、手戻りが発生した」が20.0%となりました。

業務ファイルを扱う製品やサービスを選ぶ際に重視する条件（上位3つまで回答可）では、「最新版と改訂履歴がすぐにわかること」が47.6%で第1位となりました。次いで「過去のファイルを素早く探し出せること」が43.8%、「セキュリティ・情報漏えい対策」が37.1%となり、いずれも「導入・運用にかかる費用」（24.8%）を上回る結果となりました。

自由回答では、「セキュリティ管理が容易であること」「カスタマイズしやすいこと」「ユーザーインターフェースに優れた商品（マニュアルを見なくてもイメージで操作が可能な商品）」「急な変更に対応するためにPDFデータに手書きで入力できるような機能が欲しい。」といった要望が寄せられました。

調査概要と会社情報

本調査の概要は以下の通りです。

• 調査名称：建設業のファイル管理における「隠れた業務負担」の実態調査
• 調査方法：IDEATECHが提供するリサーチマーケティング「リサピー®︎」の企画によるインターネット調査
• 調査期間：2026年8月21日〜2026年8月25日
• 有効回答：従業員数100名以上の建設業に勤務する正社員で、直近1ヶ月以内に、社内外の複数人が扱う業務ファイルについて、作成・保存・更新・送付・配布・共有設定・承認依頼・承認・整理のいずれかを自ら行った方105名

調査を実施した株式会社Fleekdriveの概要は以下の通りです。

• 会社名：株式会社Fleekdrive
• 所在地：〒108-0022 東京都港区海岸3-9-15 LOOP-X 6F
• 代表者：代表取締役会長　秋山 博紀、取締役社長 CEO　萱沼 利彦
• 設立：2019年5月7日
• 事業内容：クラウドサービスの開発・販売・サポート
• ホームページ：https://www.fleekdrive.co.jp/
• Fleekdrive詳細URL：https://www.fleekdrive.com/

本記事は株式会社Fleekdriveの発表をもとに作成しています。