リーガルテック株式会社は、企業の法務部門が機密情報を社外へ共有する際の活動記録を適切に管理するための「機密情報の活動ログ管理ガイド」の提供を開始しました。あわせて、同ガイドを活用した「リーガルテックVDR」のトライアル受付も実施しています。

本ガイドは、同社の仮想データルーム（VDR）サービス「リーガルテックVDR」に記録されるログの確認項目や確認時期、出力・保存方法を整理した実務資料です。情報共有中だけでなく、契約やプロジェクトの終了時、情報漏洩などの問題が発生した際に必要な記録を確認できる運用体制の構築を支援します。

企業間取引や共同研究、M&A、資金調達、監査、紛争対応などでは、営業秘密や財務情報などの機密情報を社外の関係者へ開示する機会が生じます。秘密保持契約（NDA）の締結やアクセス権限の設定を行っていても、共有後に誰がどの資料を閲覧し、どのような操作を行ったかを確認できる体制が整っていなければ、誤送信や不正利用が疑われる際の原因調査や影響範囲の把握が困難になる可能性があります。

一般的なクラウドサービスでもログを取得できる場合がありますが、同社はログ機能の有無だけでなく、必要な操作が記録されているか、誰が確認できるか、保存期間や外部出力の可否、共有環境削除時のログの扱いなどを事前に確認しておくことが重要だとしています。

共有フェーズごとのログ管理手順

本ガイドでは、法務部門が確認すべき事項を共有前・共有中・共有終了時の3段階に分けて整理しています。

• 共有前：記録対象と確認担当者の決定。重要度に応じて確認すべき操作を決め、特に重要な案件では権限設定者とログ確認担当者を分けることも検討します。
• 共有中：ログインやファイル閲覧、ダウンロード、共有条件やフォルダー権限の変更など、重要操作が想定どおりに行われているかを定期的に確認します。
• 共有終了時：契約やプロジェクト終了時にユーザーのアクセスを停止し、必要な活動ログをExcel形式で出力・保存した上で、ルームの保管または削除を判断します。

記録される活動情報と利用上の注意点

「リーガルテックVDR」では、ログインの成功・失敗や二段階認証、ルーム接続などの認証情報のほか、ファイルの閲覧、ダウンロード、共有・権限変更、アップロードや削除・復元などのファイル操作履歴が記録されます。これらの活動情報には日時、メールアドレス、氏名、IPアドレスなどが含まれ、活動情報をダウンロードした行為自体も記録されます。なお、アクセスに使用した端末の情報は記録されません。

活動ログは対象のルームまたはスペースが存続する限り自動消去されませんが、ルーム等を削除すると関連ログも一括削除されるため、案件終了後の削除前に必要なログを出力・保存する運用が求められます。

また、活動ログは管理状況を説明する資料の一つになり得るものの、ログの存在だけで営業秘密該当性や不正行為、法的証拠能力が自動的に認められるわけではないため、権限管理や秘密保持契約、社内規程など他の管理措置と組み合わせて運用する必要があるとしています。

「リーガルテックVDR」は、機密情報の安全な共有と管理を支援するサービスです。

• 利用料金：月額30,000円から
• ストレージ容量：1GBから
• ユーザー数：無制限まで
• 製品サイト：https://www.legaltechvdr.jp/

リーガルテック株式会社の概要は以下の通りです。

• 設立：2021年3月
• 資本金：4億9,300万円（資本準備金含む）
• 代表者：代表取締役 平井智之（CEO／社長表記）
• 所在地：東京都港区虎ノ門5-13-1 虎ノ門40MTビル4F
• 事業概要：特許AIプラットフォーム「MyTokkyo.Ai」、AIデータプラットフォーム「IPGenius」、M&Aプラットフォーム「リーガルテックVDR」の開発・提供

本記事はリーガルテック株式会社の発表をもとに作成しました。