契約業務・管理クラウドサービスを提供する株式会社Hubbleは、「Hubble」および「Hubble mini」において、締結済み契約書をあらかじめ設定したルールに基づいて適切なフォルダへ自動で振り分ける「自動振り分け機能」を正式リリースしました。

本機能は、メールやAPI経由での取り込みに加え、電子契約サービス「クラウドサイン」との連携による自動振り分けや、キャビネット（フォルダ）構造を保持した一括取り込みに対応しています。これまで手動で行われていたフォルダ格納と権限設定を自動化することで、ヒューマンエラーを防ぎながらセキュアな一元管理を実現し、高い閲覧権限を持つ法務責任者などの業務負担削減を図ります。

自動振り分け機能の主な特徴

本機能には、運用の効率化とセキュリティ確保のための機能が備わっています。

• 送信者・所属部署情報に基づく自動振り分け：取り込まれた契約書の情報をもとに送信者や所属部署情報を特定し、あらかじめ設定した優先順位や複数条件に従って指定フォルダへ即時に自動格納します。
• クラウドサイン連携およびキャビネット構造の保持：クラウドサイン連携時の送信者情報による定期取り込みに伴う自動振り分けに加え、クラウドサイン（エンタープライズプラン）連携による過去分一括取り込み時には、クラウドサイン側のキャビネット（フォルダ）名を維持したまま同名フォルダを自動生成して一括格納します。
• セキュアなガードレール設計：条件不一致の場合や、該当ユーザーが振り分け先フォルダの閲覧権限を保持していない場合は、原則として「自動取り込みフォルダ」に保持し、誤格納による権限外閲覧を未然に防ぎます。

開発の背景と解決を目指す組織課題

HubbleおよびHubble miniでは、電子契約サービス連携やAPI接続、複合機からのメール連携により締結済み契約書を自動集約する仕組みを提供してきました。しかし、取り込み後の保管や整理において、機密性の高さから一般メンバーが対応できず、権限を持つ法務責任者や管理者が手動で分類・移動を行わざるを得ないという業務負荷が生じていました。

また、管理者の手元で格納作業が滞留することで事業部門がタイムリーに契約書を閲覧できない問題や、手作業による誤格納のリスク、クラウドサイン（エンタープライズプラン）利用企業においてフォルダ構造を再構築する二重運用の手間などの課題がありました。これらに対し、ユーザーイベント「with Hubble」で寄せられた多くの要望を受けて本機能が開発されました。

導入により期待される効果

本機能の導入により、管理者が行っていた手作業による仕分けやフォルダ移動業務が自動化され、法務・管理業務へのリソース集中が可能になります。また、振り分け先フォルダの権限が自動適用されるほか、判定不能なデータは「自動取り込みフォルダ」に保持される設計により、誤格納や見逃しなどのヒューマンエラーを防止します。さらに、クラウドサイン上のキャビネット構造を保持したまま一括取り込みとフォルダ自動生成が行えるため、フォルダ再構築の手間なくスムーズな統合管理を開始できます。

同社は今後も契約情報の収集から格納・管理に至るプロセスの自動化を進め、セキュリティ確保と生産性向上の両立を支援していくとしています。

提供サービスおよび株式会社Hubbleの概要

株式会社Hubbleは、契約業務基盤の構築と定着を支援するクラウドサービス「Hubble」や、締結済み契約書をアップロードするだけでAIが契約台帳を構築する「Hubble mini」、契約AIエージェント「Contract Flow Agent」などを提供しています。Hubbleシリーズは2026年8月時点で累計導入社数1,000社以上となっています。

• 所在地：東京都渋谷区東1丁目32-12 渋谷プロパティータワー7階
• 役員：早川 晋平（CEO）、藤井 克也（CTO）、酒井 智也（CLO）
• サービスサイト：https://hubble-docs.com

本記事は株式会社Hubbleの発表をもとに作成されています。

Dellows News編集部

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