ビレッジハウス・マネジメント株式会社は、新規契約者および入居者へのサービス向上と社内の業務効率化を目的に、2026年6月からAI活用のフェーズ２を開始しました。入居申込から審査、契約締結、鍵渡しまでの一連の手続きに加え、入居中の各種申請手続きを自動化しています。これにより、従来約10日を要していた入居までのリードタイムが最大6日間短縮されました。

入居申込から鍵渡しまでの手続きを自動化

同社は2026年1月からフェーズ1として住まい探しの問い合わせ対応や内見予約にAIを導入していましたが、フェーズ２では新規契約者の手続き全般へAI活用を拡大しました。

新規契約者は、専用の入居申込フォームから24時間オンラインで手続きを行えます。申込時にアップロードされた書類情報はAI（OCR）が即時に読み取って入力フォームへ自動反映し、書類内容の整合性確認や必要書類の判定をリアルタイムで実施します。不備がある場合はAIが検知して警告や修正案内を行うほか、複数の提出書類の情報照合や本人確認もAIが自動検証します。

申込情報はAIにより審査工程へ連携され、結果通知や契約開始日の確定が自動で行われます。契約締結後の鍵渡し手続きについても、専用フォーム上で希望日時を選択すると確定日時をSMSで受け取れる仕組みを整えました。

入居中の各種申請もオンラインで対応可能に

あわせて入居者専用の申請フォームを開設し、登録情報の変更、設備の修繕申込や保険加入、駐車場の追加契約・解約、各種証明書類のアップロードといった申請を24時間オンラインで受け付ける環境を整備しました。

一方で、機密性の高い一部の申請は自動化の対象外とし、人手による対応を継続して安全性を確保しています。将来的にはフェーズ1で導入したチャットボットとの連携も予定しており、問い合わせ内容に応じたフォームへの誘導やホームページへの専用フォーム設置、メール自動返信など複数のチャネルを通じて手続き環境を整える方針です。

また、外国人入居者に対しては多言語で手続きが行える仕組みを整備し、AIが定型的な契約事務を担い、従業員が機密性の高い業務を担当する体制をとっています。

月間約5,530時間の業務時間を削減

申込書類の検証や契約事務プロセスをAIが担うことで、同業務に従事していたオペレーターの業務量は従来の約10分の1まで縮小しました。

業務工数の試算によると、フェーズ1および２を通じて月間約5,530時間の業務時間削減（2026年9月1日時点）を実現したとしています。2026年4月時点では70名で担っていた業務について、同年10月時点では同等の業務量とサービス水準を維持しながら47名で遂行できる体制を構築しました。今後はAI活用の拡大により、最終的に月間約10,890時間の業務効率化を見込んでいます。

• 本社所在地：東京都港区六本木6-10-1 六本木ヒルズ森タワー44階
• 代表者：代表取締役社長兼CEO：岩元 龍彦
• 設立：2016年12月21日
• 管理物件規模：全国47都道府県で1,064物件（2,960棟、108,409戸、2026年10月1日時点の戸数）
• 従業員数：1,049名（2026年10月1日現在）
• 公式サイト：https://www.villagehouse.jp/

本記事はビレッジハウス・マネジメント株式会社の発表をもとに作成しました。

Dellows News編集部

ビジネスパーソンの課題解決と納得感にこだわるDellows News編集部。キャリア論からAI、健康法まで幅広い分野に対応し、複雑なテーマでも平易な言葉で丁寧に解説。読者が「明日から使える」知識やヒントを得られるよう、具体的な事例・データ・専門家の見解を交えて執筆。情報を整理し、納得感ある記事づくりを心がけています。