リーガルテック株式会社（本社：東京都、代表取締役CEO：平井智之）は、契約やプロジェクト終了後も機密情報へのアクセスが継続するリスクに対応するため、法務部門向け「機密情報共有終了時チェックリスト」の提供を開始しました。本チェックリストは、取引や共同研究、M&A、業務委託などの終了時に、社外関係者のアクセス停止や共有資料の確認、活動ログの出力・保存、ルームの削除などを漏れなく実施するための実務資料です。「リーガルテックVDR」の各種機能と組み合わせることで、案件単位で機密情報共有を管理する運用の構築を支援するとしています。

背景とアクセス管理の課題

機密情報管理においては、共有開始時のNDA締結やアクセス権限設定に注意が集まりやすい一方、契約やプロジェクト終了時の処理が見落とされるケースがあります。契約上は終了していても、メール送付ファイルやクラウドストレージの共有URL、登録済みユーザーアカウントが残ることで、業務上の必要性がなくなった関係者がアクセス可能な状態になるリスクが存在します。

NDAや共同研究契約で秘密保持義務が継続する場合でも、共有環境へのアクセスを維持することとは別個に考える必要があります。法務部門には、ユーザーのアクセス期間や閲覧・ダウンロード可能期間、ログ保存期間、共有環境の削除時期などを適切に管理することが求められます。

提供されるチェックリストでは、契約やプロジェクト終了時の確認項目が以下の6段階で整理されています。

1. 終了対象の確認（契約、案件、取引先、参加者、共有期間等の確認と対象範囲の特定）
2. ユーザー・権限の確認（アクセス停止対象者の整理や不要アカウントの確認）
3. アクセスの停止（ユーザー無効化やフォルダーごとの権限見直し）
4. 共有資料の確認（保存資料と削除対象資料の整理、契約上の返還・廃棄条件との照合）
5. 活動ログの出力・保存（ログインや閲覧等の活動情報の確認とExcel形式での出力・保存）
6. ルームの保管・削除判断（規程や紛争可能性を踏まえた保管・削除の判断）

「リーガルテックVDR」の活動ログは、ルームまたはスペースが存続する限り自動消去されませんが、ルーム等を削除すると関連する活動ログも一括して削除されます。そのため、削除後も確認が必要となる案件では、事前にExcel形式でログを出力して社内管理環境へ保存することが重要とされています。活動ログには日時、アカウント、氏名、IPアドレスなどが記録され、Excel出力行為自体も記録されます。

一般的なクラウドストレージと異なり、「リーガルテックVDR」では案件や取引先ごとに独立したルームを設け、ユーザー無効化、フォルダー権限変更、ファイル共有解除、活動ログ出力、資料削除などの処理を案件単位でまとめて行うことが可能です。

「リーガルテックVDR」は、企業間取引やM&A、共同研究、監査、紛争対応などで重要情報を限定共有するためのVDRサービスです。権限設定、ダウンロード・印刷等の制限、二段階認証、IPアドレス制御、電子透かし、活動ログなどの機能を備えています。現在、本チェックリストを利用したトライアルの受付が行われています。

製品概要：

• 利用料金：月額30,000円から
• ストレージ容量：1GBから
• ユーザー数：無制限
• 製品サイト：https://www.legaltechvdr.jp/
• お問い合わせフォーム：https://form.legaltech.co.jp/aos/legaltechvdr/input/

会社概要：

• 会社名：リーガルテック株式会社
• 所在地：東京都港区虎ノ門5-13-1 虎ノ門40MTビル4F
• 代表者：代表取締役CEO 平井智之
• コーポレートサイト：https://www.legaltech.co.jp/

本記事はリーガルテック株式会社の発表をもとに作成。

Dellows News編集部

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