はるやま商事、請求書発行システム導入で作業時間を７０％削減し業務をデジタル化

ビジネスウェアなどを展開するはるやま商事株式会社は、株式会社インフォマートと連携し、クラウド請求書発行システム「BP Storage for 請求書発行」を導入した。これにより、法人向け請求書発行業務のデジタル化を実現した。

手作業による請求書発行業務の課題

はるやま商事株式会社は全国で店舗を展開しており、事業の主軸は個人向け取引であるものの、企業の制服に関する大口案件や小ロット注文など、法人取引に伴う請求書発行が月間約１３０件発生していた。これまでは長年にわたり手作業による対応が続いていた。

現場では、請求書の手差し印刷や封入作業に多くの時間を要していたほか、郵送に伴うタイムラグによって取引先からの問い合わせ対応が発生していた。また、承認業務が管理者に集中することによるガバナンス面での負担も課題となっていた。

既存の運用を変えない柔軟性を評価しシステムを導入

こうした課題を改善するため、同社は「BP Storage for 請求書発行」の導入を決定した。選定にあたっては、2,000名規模の従業員が利用する既存の店舗システムを変更せずに導入できる柔軟性や、処理件数に応じた安価な料金体系、個別フォーマットへの柔軟なカスタマイズ対応が評価された。

作業時間の７０％削減と内部統制の強化を実現

システムの導入により、これまで月１０時間を要していた請求書発行業務は３時間まで短縮され、作業時間の７０％削減を達成した。

業務面では、システムからの請求書送付メールにおけるCC・BCC機能を活用することで、店舗と取引先間での請求書共有が円滑になった。さらに、承認フローのデジタル化によって内部統制の強化と二重チェック体制の構築も実現し、経理業務の脱属人化につながっている。同社は今後も業務効率化とガバナンス強化の両立を目指し、DX推進に取り組むとしている。